Uzmanlar, Vergi Mevzuatı’nın öngördüğü 5 yıldan, SGK ve Türk Ticaret Mevzuatı’nın belirlediği 10 yıllık süreden bağımsız olarak, İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) belgeleri nedeniyle bu sürenin fiilen 15 yıla çıkarılması gerektiğini vurguluyor. İşletmelerin hukuki uyumunu sağlaması ve olası denetimlerde cezai yaptırımlardan kaçınması için kritik öneme sahip olan personel özlük dosyalarının saklama süresi, yasal düzenlemelerdeki farklılıklar nedeniyle tam bir uyum gerektiriyor. İş mevzuatında açık bir hüküm bulunmamasına rağmen, dosya içerikleri farklı kanunlara tabidir. Örneğin, Vergi Mevzuatı belgelerin 5 yıl, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile Türk Ticaret Kanunu ise 10 yıl saklanmasını şart koşuyor.
Ancak uzmanlar, uygulamada en uzun sürenin esas alınması gerektiğini belirtiyor.
Saklama süresi 15 yıl
Özlük dosyalarında bulunan ve iş sağlığı ve güvenliğine (İSG) ilişkin kritik verileri içeren belgelerin saklama süresinin 15 yıl olması, tüm dosyanın saklama süresini bu süreye çekiyor. Bu nedenle, işverenler için risk yönetimi açısından en doğru kabul edilen uygulama, tüm personel özlük dosyalarını bu sürenin sonuna kadar eksiksiz biçimde saklamak olmalıdır. Belgelerin erken imha edilmesi, yalnızca yasal bir zorunluluğun ihlali değil, aynı zamanda işletmelerin gelecekteki hukuki ihtilaflar ve denetimler karşısında kanıt sunma yeteneğini de zayıflatır. Konuyla ilgili değerlendirmelerde, "İşverenlerin, farklı mevzuatların öngördüğü süreleri dikkate alarak saklama yapması, hem mevzuata uyum hem de ileride doğabilecek hukuki ihtilafların önlenmesi açısından kritik bir gerekliliktir" ifadelerine yer verilerek, mevzuata tam uyumun önemi bir kez daha vurgulanıyor.
