Pandemi döneminde zorunlu bir kriz aracı olarak hayatımıza giren video konferanslar, ticaret odası şubelerinde kalıcı bir modele dönüştü. Sektör temsilcilerinin "tek tıkla" meclise bağlanması rasyonel bir zaman yönetimi mi, yoksa kurumsal sorumluluktan ve meclisin ağırlığından bir kaçış mı? İşte dijital konfor ile kurumsal ciddiyet arasındaki o ince çizgi...
2020 yılındaki küresel pandemi, iş dünyasının genetiğini değiştirirken kurumsal alışkanlıklarımızı da kökten sarstı. O dönem zorunlu bir kriz yönetimi aracı olarak hayatımıza giren video konferans toplantıları, aradan geçen yıllara rağmen ticari hayatın merkez üssü olan ticaret odaları ve şubelerinde kalıcı bir çalışma modeline dönüştü. Bugün genel merkez düzeyindeki kurulların büyük oranda fiziki buluşmaları, yani o geleneksel "yüz yüze" lobi faaliyetlerini tercih ettiğini görüyoruz. Şubeler ise, kurumsal işleyişi dijital platformlar üzerinden yürütmeyi sürdürülebilir bir yöntem olarak uygulamaya devam ediyor.
Bu durum akıllara şu haklı soruyu getiriyor: Seçilen meclis üyeleri işin biraz kolayına mı kaçıyor, yoksa dijitalleşme gerçekten sorunların çözümünde daha mı etkili?
Geleneksel ve kurumsal aidiyeti savunan pencereden baktığımızda eleştiriler son derece haklı. Ticaret odası meclis üyeliği, gönüllülük esasına dayansa da temsil gücü yüksek, saygın ve kamusal bir makamdır. Sektörünün oylarını alarak o koltuğa oturan bir iş insanının, bu göreve fiziki olarak vakit ayırması, salonda bulunması hem seçmenine hem de kuruma duyduğu saygının bir göstergesidir. Dijital toplantılarda bir gözü bilgisayarda, diğer gözü kendi şirketinin faturasında olan üyenin oda aidiyeti zayıflar. Üstelik ticaret odalarının asıl gücü, o meclis salonlarında yapılan hararetli tartışmalardan, çay kahve molalarındaki lobicilikten ve üyelerin yan yana gelerek oluşturduğu fiziki sinerjiden doğar. Ekranı kapatınca biten bir meclis, kurumsal derinliği zedeleme riski taşır.
Madalyonun diğer yüzünde ise günümüz iş dünyasının acımasız gerçekleri ve rasyonel bir zaman yönetimi var. Meclis üyeleri profesyonel bürokratlar değil; fabrikasını, mağazasını, şirketini yöneten aktif ticaret insanları. Özellikle büyükşehirlerde fiziki bir toplantıya katılmak; ofisten ayrılmayı, şehir içi trafiğinde saatler kaybetmeyi ve neredeyse yarım günlük bir mesaiyi feda etmeyi gerektiriyor. Pandemi öncesinde birçok oda şubesinde, üyelerin iş yoğunluğu yüzünden toplantı çoğunluğunun (nisap) sağlanamadığı ve oturumların ertelendiği sır değil. Dijital toplantılar, katılım firesini neredeyse sıfıra indirerek kurumsal işleyişin tıkanmasını önlüyor. Üstelik acil kriz anlarında üyeleri saatler içinde tek tıkla toplayabilmek, ekran üzerinden saniyeler içinde rapor paylaşmak kurumsal çevikliği artırıyor.
Peki, bu düğümü nasıl çözeceğiz? Ne esnafın ve tüccarın sesini taşıyan meclisin ağırlığından ödün verebiliriz ne de iş insanlarının kıymetli zamanını trafikte eritebiliriz. Çezüm; "ya hep ya hiç" mantığında değil, "Hibrit Meclis Toplantı Modeli" kurmakta yatıyor.
Odalarımız, dijitalin konforu ile fizikinin ciddiyetini harmanlamak zorunda. Örneğin, yılda 12 kez yapılan olağan toplantıların 9’u dijital, kritik dönemeçlerdeki 3’ü (vizyon, bütçe ve yıl sonu değerlendirmeleri) ise zorunlu fiziki katılım ile yapılabilir. Yaz aylarında veya rutin gündemlerde Zoom esnekliği sürerken; ocak veya mayıs gibi stratejik aylarda üyeler aynı masanın etrafında göz hizasında buluşmalıdır.
Tabii dijital toplantıları da bir "aç-kapa" rehavetinden kurtarmak şart. Kameraların açık tutulması zorunluluğu, disiplinli bir süre yönetimi ve dijital oylama sistemleri gibi sıkı iç tüzük kurallarıyla ekran arkasındaki ciddiyet korunabilir.
Sonuç olarak; ticaret odaları ve şubelerinin video konferansa devam etmesi tek başına bir "kolaycılık" veya sorumluluktan kaçış değil, yeni nesil bir verimlilik arayışıdır. Ancak aslolan dengedir. Ticaret odaları yaşayan, ruhu olan kurumlardır. Bu ruhu tamamen piksellere teslim etmeden, dijitalin hızını fiziki buluşmaların samimiyetiyle taçlandırmak, yeni dönemde ticaret odaları ve şubelerinin en büyük sınavı olacaktır.
İzzet ÜNLÜ
Antalya Denizcileşme Platformu Başkanı
